Irodaszerek
kérdések-válaszok
Az irodaszerek gyűjtőkategória számos almezőt fog össze: iratrendezési termékek (mappák, dossziék, archív dobozok), irodai kiegészítők (tűzők, lyukasztók, ollók), irodai papíráruk (nyomtatópapír, füzetek, blokkok), irodatechnika (laminálók, iratmegsemmisítők) és prezentációs eszközök (táblák, flipchartok). Így egyetlen helyen intézheti el az irodai alapellátást.
Az irodai papíráruk elsősorban az irodai munkavégzés dokumentációs igényeit fedik le: nyomtatópapír, másolópapír, faxpapír, önátíró tömbök, számlatömbök, irodai füzetek. Az általános írószerek (tollak, ceruzák, radírok) ezzel szemben az íráshoz szükséges eszközök. A két kategória sok esetben együtt kerül bele az irodaszer-rendelésbe.
A prezentációs eszközök között megtalálhatók a mágneses és filctoll-kompatibilis fehértáblák, a flipchart állványok és papírtömbök, a bulletin-táblák, valamint a rögzítőeszközök (mágnesek, rajzszögek). Kisebb tárgyalókba fehértábla önálló tárolóval is megoldható. Rendszeres belső tréningekhez flipchart, prezentációs elemzésekhez nagy méretű tábla a célszerűbb választás.
Az iratrendezők kiválasztásakor a tárolt dokumentumok mennyisége és típusa a fő szempont. Kis mennyiségű, rendszeresen forgatott irathoz gyorsfűző és dossziék ideálisak; nagyobb archívumhoz gyűrűs mappák és archív dobozok javasoltak. Fontos a lefűzési rendszer egységessége (A4-es gerincvastagság, színkódolás, felirat), hogy a dokumentumok visszakeresése gyors legyen.
Egy átlagos iroda alapkiegészítői közé tartoznak: tűző és tűzőkapcsok, lyukasztó, olló, ragasztóstift és folyékony ragasztó, ragasztószalag-adagoló, ceruzahegyező, radír, vonalzó, és papírcsipeszek. Ezek mindennapi használati cikkek, ezért érdemes belőlük kis készletet tartani. Az irodai kiegészítők megvásárlásakor a tartósság és a kényelmes fogás is fontos szempont.
A hatékony irodai készletgazdálkodáshoz érdemes iratrendező tálcákat és fiókrendezőket használni, amelyekbe a kis irodai kiegészítők (tűzőkapocs, gémkapocs, ragasztó) kerülnek. Egy nyilvántartó füzetben vagy digitálisan rögzíthető az utolsó rendelés dátuma. A prezentációs eszközök (filctollak, táblák) külön tárolóban tartandók. A papíráruk mennyiségét rendszeres (heti/havi) ellenőrzéssel érdemes figyelni.