English 
Română 
Deutsch 
Slovenčina 
Polski 
Български 
Hrvatski 
Iratrendezés
kérdések-válaszok
A hatékony iratrendezés a dokumentumok típusától és használati gyakoriságától függ. Napi munkafolyamathoz asztali irattartók és irattartó papucsok praktikusak – ezek könnyen hozzáférhetők. Hosszabb távon tárolt aktákhoz, szerződésekhez irattartó mappák és archiválódobozok ajánlottak. Az egységes rendszer kialakításában segítenek a genotermek az iratok átlátszó védelmére, az iratfűző-kellékek a kötéshez, és a prospektustartók a prezentációs anyagokhoz.
Az archiválódoboz nagyobb, több mappát, aktát, iratot befogadó tárolóeszköz, amelyet hosszú távú archiválásra, raktározásra terveztek. Jellemzően karton vagy műanyag anyagból készül, és akár polcra vagy egymásra helyezve is tárolható. Az irattartómappa ezzel szemben kisebb: egy-egy ügy, projekt vagy kategória iratait foglalja össze, és mind az asztalon, mind a szekrényben kézreesően elhelyezhető. Az archiválódobozokba általában már lezárt, ritkán szükséges dokumentumok kerülnek.
A genoterm (más néven iratszekke vagy fólialap) átlátszó, rugalmas műanyag lap, amelybe egy-egy dokumentumot, bizonylatot tesznek, hogy ne gyűrődjön, sérüljön, de mégis látható maradjon. Könnyen lapozható, és gyűjtőkbe, iratrendezőkbe fűzhetők. Irattartómappával szemben előnyük, hogy egyedi lapok is kézreesően elérhetők és a tartalmuk megtekinthető a kiemelés nélkül. Különösen hasznos bemutatóknál, prezentációknál és visszatérő hivatkozású dokumentumoknál.
Több párhuzamos projekt kezeléséhez legalább 3-5 rekeszes, egymásra helyezhető asztali irattartó vagy irattartó papucs sorozat ajánlott, amelyekben projektek vagy prioritások szerint szétválasztva elhelyezhetők az aktuális iratok. A moduláris, bővíthető rendszerek hosszabb távon rugalmasabbak. Érdemes minden rekeszt felcímkézni (pl. „Bejövő”, „Folyamatban”, „Aláírásra vár”, „Kimenő”) a gyors tájékozódáshoz. A prospektustartók szintén hasznos kiegészítők, ha prezentációs anyagokat is rendszerezni kell.
A prospektustartók (ún. szórólap-tartók) szállodák recepciójánál, ügyfélterekben, irodai pultokban és vásárokon lehetővé teszik, hogy a nyomtatott tájékoztatók, prospektusok, árlisták jól látható helyen, rendezetten legyenek kézzel fogható. Fali, asztali és padlón álló modellek is elérhetők. Irodán belül prezentációs mappák, tájékoztató anyagok, belső kiadványok rendezésére szintén alkalmasak. Átlátszó frontlapjuk miatt a tartalom kiemelés nélkül is megismerhető.
A címketartó zseb egy kis, jellemzően átlátszó, ragasztható vagy csúsztatható tok, amelybe cédulákat, feliratokat helyezünk el polcokon, dobozokon, iratrendezőkön. Lehetővé teszi a gyors, tartalom nélküli átcímkézést, ami különösen hasznos, ha az archiválódobozok vagy irattartó papucsok tartalma időről időre változik. Segítségével minden tároló gyorsan azonosítható anélkül, hogy a dobozon vagy mappán közvetlenül kellene írni vagy ragasztót eltávolítani.